Was mit nicht vernichteten Akten geschieht

Zittau, 6. Februar 2023. (teb) Die gewollte Vernichtung von Akten - eigentlich müsste man besser sagen: von Daten - ist ein alltäglicher Vorgang. Die Gründe dafür sind vielfältig.

Anlässe für die Aktenvernichtung

Ein häufiger Grund für die Aktenvernichtung ist, dass Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Solche gelten beispielsweise für Buchführungsunterlagen. Während es hier um eine Mindestaufbewahrungszeit für Akten geht, dreht sich der Spieß beim Datenschutz um: Hier kommen Fristen ins Spiel, bis zu deren Ablauf Daten beispielsweise gelöscht werden müssen; wenn das nicht geht, muss der entsprechende Datenträger unbrauchbar oder eben vernichtet werden.

Je größer und je sensibler der zu vernichtende Aktenbestand ist, desto eher wird man professionelle Anbieter für die Aktenvernichtung beauftragen. Diese gewährleisten die ordnungsgemäße Aktenvernichtung entsprechend der geforderten Sicherheitsstufe. Werden die Akten zentral vernichtet, gelangen für den Transport entsprechende Sicherheitsbehälter zum Einsatz.

Dilettantische Aktenvernichtung bei der Stasi

Zum Glück konnten in der implodierenden “DDR” die Beschäftigten des Ministeriums für Staatssicherheit – auch “VEB Horch & Guck” genannt – auf solche Möglichkeiten nicht zurückgreifen. Als die Gefahr wuchs, dass die Stasi-Zentralen von der aufgebrachten Bevölkerung gestürmt werden, begannen die Mitarbeiter auf Befehl, Spitzelberichte mangels Technik von Hand zu zerreißen und in Säcken zu verstauen. Dass sie damit die Grundlage schufen, die Akten zu rekonstruieren, ahnten die sonst so sehr auf Geheimhaltung bedachten Tschekisten^*) sicherlich nicht.

Noch immer ist das Interesse an den Stasi-Akten, die im Jahr 2021 nach der Auflösung der Stasi-Unterlagenbehörde ins Bundesarchiv überführt wurden, groß: im Jahr 2022 wurden mehr als 29.000 Anträge gestellt. Auf der Webseite des Bundesarchivs kann man seinen “Antrag auf Auskunft, Einsicht in Unterlagen sowie Herausgabe von Duplikaten von Stasi-Unterlagen”, wie das Prozedere für den Online-Antrag offiziell heißt, recht bequem online stellen – aktivierte elektronische Funktion des Personalausweises, Lesegerät oder NFC-fähiges Handy mit der AusweisApp2 vorausgesetzt.

Akten weg – Spuren verwischt

Ein ganz anderer Grund für die Aktenvernichtung liegt vor, wenn etwa in der Wirtschaft Spuren verwischt werden sollen. So war vor Jahren von einem Unternehmen zu hören, das ganze Jahrgänge der Buchhaltung und von Verträgen verschwinden lassen hat. Vermutlich waren die Konsequenzen daraus geringfügiger als die Schlüsse, die Ermittler hätten aus den Daten ziehen können. Allerdings ist das Spurenverwischen oftmals nicht mehr so einfach, wenn Informationen digital vorliegen.

Doch auch im Privatbereich sollte man unter Umständen überlegen, welche Akten und Daten entsorgt werden können – und zwar auch hier so, dass niemand anderes damit Unfug treiben kann. Einerseits zwingt häufig der Platzmangel dazu, andererseits gibt es zuweilen Vorgänge, die besser schlicht und einfach der Gnade des Vergessens anheimfallen sollten. Auch die Geschichtsschreibung kennt Umstände, die nicht gern hervorgeholt werden.

Akten in falschen Händen

Werden Papierakten nicht sorgsam vernichtet – etwa, indem sie als Papierblätter in die Papiertonne entsorgt oder nur durch einen einfachen Büroschredder gejagt werden – dann ist die Gefahr, dass sie in falsche Hände gelangen, größer, als mancher denkt. Zu neugierige Kollegen und ausdrücklich auch Kolleginnen oder Nachbarn gibt es überall. Mancher verspürt eine diebische Freude, etwas gegen den anderen buchstäblich in der Hand zu haben oder nutzt Informationen für Sabotage, indem sie der Konkurrenz oder der Öffentlichkeit zugespielt werden.

Eine Regel von PR-Beratern lautet: Was einmal in der Welt ist, kann nicht mehr zurückgeholt werden. Also sollte man durch eine sorgsame beziehungsweise ordnungsgemäße Aktenvernichtung gewährleisten, dass Informationen nicht in falsche Hände geraten. Wenn man Murhpys Gesetz – was schiefgehen kann, wird (irgendwann) schiefgehen – auf nicht vernichtete Akten anwendet, so ergibt sich, worauf die Headline abstellt: Im Laufe der Zeit gelangen die Akten in die falschen Hände. Dann kann man nur hoffen, dass die enthaltenen Informationen bis dahin wertlos geworden sind.

^*) Tschekisten nannten sich die offiziellen Stasi-Mitarbeiter in Anlehnung an die sowjetische Tscheka gern selbst. Tscheka steht für die gnadenlos durchgreifende Terrororganisation "Außerordentliche Allrussische Kommission zur Bekämpfung von Konterrevolution, Spekulation und Sabotage", die von Ende 2017 bis 1922 wütete und für viele Grausamkeiten verantwortlich ist. Ihr Gründer und Chef war – in polnischer Schreibweise – Feliks Dzierżyński (Феликс Эдмундович Дзержинский), ein polnisch-russischer Berufsrevolutionär, nach dem das der Stasi unterstellte Wachregiment in Ostberlin benannt war.