Unterlagen stets griffbereit haben: Aber wie?

Zittau, 4. August 2022. Von Thomas Beier. Mit dem Durchbruch des Personal Computers (PC), des persönlichen Rechners, entstand die Vision vom papierlosen Büro. Dumm nur, dass kaum ein PC existiert, der nicht auch über die Möglichkeit verfügt, einen Drucker anzusteuern und zu Papier zu bringen, was elektronisch vorliegt. Womöglich wird in Büros heutzutage mehr Papier verbraucht als je zuvor.

Zur Rationalisierung am wirkungsvollsten Punkt ansetzen

Als Beier Consulting haben wir in Produktionsbetrieben mit Hilfe eines jeweils zugeschnittenen Rapid Plant Assessments (RPA) nach Verbesserungsmöglichkeiten gesucht. Das Verfahren lässt sich nicht schematisch abarbeiten, sondern setzt einen umfassenden, eher selten anzutreffenden Erfahrungsschatz der Berater voraus. Entgegen langatmiger Analysen wird hier jedoch oft binnen einer halben Stunde eine gute Übersicht über die Stärken, Risiken und Schwächen eines Unternehmens erzeugt.

Es zeigte sich: Während automatisierte technologische Abläufe fast immer gut optimiert sind, hapert es dort, wo Menschen ins Spiel kommen. Bereiche, in denen das augenfällig wird, sind immer wieder jene, die durch Bürotätigkeiten gekennzeichnet sind. Hier regieren die Personal Computer, zentrale Rechner oder die Cloud – und oft genug eben auch die Drucker.

Wer Daten auf Papier druckt, wirtschaftet teuer

Mehr bedruckte Papier erfordert mehr Ablagekapazität, doch bei weitem nicht nur das. Spätestens jetzt muss man über Kosten nachdenken:

• Drucktechnik inklusive Instandhaltung
• Verbrauchsmaterial wie etwa Tinte oder Toner und Papier inklusive Beschaffungsaufwand
• Energiekosten
• Platzbedarf für Drucker, Papiervorrat und Ablagen für Dokumente auf Papier
• Transport und Versand gedruckter Unterlagen
• Zeitaufwand für die auch Aufhübschen genannte Formatierung von Druckunterlagen
• Aufwand für die Papierentsorgung, mit der Blauen Tonne dürfte es in aller Regel nicht getan sein

Hinzu kommt unter Umständen ein enormer, weil zeitfressender Suchaufwand, wenn bestimmte Dokumente benötigt werden. Nicht jedes Unternehmen oder jede Organisation ist so simpel gestrickt, dass ein einfaches und überschaubares Ablagesystem erfolgreich gehandhabt werden kann. Wenn dann noch etwa Aufbewahrungsfristen hinzukommen, nach deren Ablauf Dokumente vernichtet werden müssen, steigen die Anforderungen weiter. Wo kann man ansetzen, was kann man bessermachen?

Dokumentenmanagement: Dokumente digital verwalten

Der erste Schritt ist, Dokumente bevorzugt per E-Mail oder, vor allem mit größerem Datenvolumen, mit Hilfe eines Übertragungsdiensteisters per sogenanntem File Transfer zu verschicken.

Auf Papier eingehende Dokumente hingegen werden sofort eingescannt und – nachdem die Datensicherung erfolgt ist – geschreddert, wenn sie nicht aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen. Damit die dann digital gespeicherten Dokumente zuverlässig wiedergefunden werden, muss ein möglichst zukunftssicheres Dateisystem mit solchen Dateinamen aufgebaut werden, die es ermöglichen, Dateien per Suchfunktion etwa des Dateiverwaltungsprogramms wiederzufinden.

Tipp:
Besonders schnell geht das Scannen von Dokumenten per Handy App und Cloudanbieter, zu dem die entsprechende Datei sofort geladen wird. Bedenklich erscheint jedoch, wenn die moderne Software eines Smartphones auffordert, etwa eigene Adressangaben wegen des Datenschutzes nicht mit einzuscannen – dann dürfte generell nicht gesichert sein, dass die gescanntes Daten sicher übertragen und gespeichert werden.

Diese Vorgehensweise, bei der digitale Dokumente gewissermaßen von Hand erzeugt und verwaltet werden, ist allerdings auf den Privatbereich und allenfalls auf Kleinstunternehmen beschränkt.

Dokumentenmanagementsystem bringt neue Qualität

Wer professionell auf digitales Dokumentenmanagement setzt, kommt um ein entsprechendes Dokumentenmanagementsystem (DMS) in Form eines speziellen Softwarepakets nicht herum. Doch welches Dokumentenmanagementsystem verwenden? Zu beachten ist, dass die Basisanforderungen

• alle Dokumente möglichst maschinenlesbar digital ablegen,
• alle Dokumente ordnen und
• alle Dokumente erreichbar machen

unter bestimmten Bedingungen schon nicht mehr ausreichen.

Stellenweise ist die E-Rechnung bereits Pflicht

Nicht nur der Anspruch, den Workflow – etwa auch im Home Office – immer weiter zu rationalisieren treibt die Anforderungen an ein DMS immer weiter: So müssen etwa Lieferanten des Bundes schon seit November 2020 ihre Forderungen per E-Rechnung einreichen.Bei der E-Rechnung handelt es sich nicht einfach nur um eine Rechnung im PDF-Format, sondern es müssen rein maschinenlesbare Rechnungsdaten im XML-Format mit übermittelt werden.

Zudem müssen rechnungsbegründende Unterlagen ab 15 MB Dateigröße, die an den Bund übermittelt werden, seit Juli 2022 grundsätzlich in den Rechnungsdatensatz eingebettet werden; für die Dateitypen und Übertragungswege gibt es Vorgaben. Für die betroffenen Unternehmen und Organisationen erzwingen solche Vorgaben einen enormen Aufwand, der neue Qualifikationen erfordert und oft eine spezielle Software nahelegt. Schrittweise sollen jedoch auch die Länder und Kommunen auf die E-Rechnung übergehen.

Arbeitsabläufe optimieren und automatisieren

Liegen Dokumente erst einmal digitale vor, ergeben sich mit eine DMS zahlreiche Möglichkeiten, Arbeitsabläufe – den Workflow – effizienter zu gestalten. Eine Möglichkeit ist etwa die digitale Prüfung eingehender Rechnungen. Das geht soweit, dass Rechnungsangaben mit Bestellmengen oder Lieferscheinen automatisch abgeglichen. Das spart nicht nur Arbeitszeit, sondern eliminiert jene Fehler, die bei menschlichem Zutun nun einmal auftreten.

Wer gewohnt ist, Unterlagen in Papierform in die Hand zu nehmen, dem kann ein automatisiertes Dokumentenmanagement durchaus zunächst das Gefühl eines Kontrollverlustes bescheren. Gerade deshalb ist es notwendig, sich von den Anbietern vorab beraten zu lassen. Um den Effekt, stundenlange Vorgänge auf wenige Minuten zu reduzieren, kommt wohl keine wettbewerbsfähige Organisation auf Dauer herum.