Digitalisierung vereinfacht Aufzeichnungspflichen für Fahrzeuge

Zittau, 9. September 2021. Von Thomas Beier. Zu den lästigsten Aufgaben eines Kraftfahrers gehört das Führen eines Fahrtenbuchs. Nie ist der richtige Moment, die Eintragungen zeitnah vorzunehmen, andererseits legen die Behörden selbstverständlich großen Wert auf aktuelle und vollständige Einträge, ansonsten wäre der Aufwand für den Nachweis im Grunde ja auch zwecklos. Welche elektronischen Alternativen gibt es?

Fahrtenbuch aus Papier hat im gewerblichen Flottenbetrieb im Grunde ausgedient

Adressat das Fahrtenbuchs ist meist das Finanzamt, gegenüber dem betriebliche Aufwendungen wie etwa Fahrt- und Fahrzeugkosten nach unterschiedlichen, genau festgelegten Abrechnungsmodi nachzuweisen sind. In manchen Fällen müssen alle geschäftlichen Fahrtn und die Eckdaten aller Privatfahrten aufgezeichnet werden, wer aber Kosten pauschal mit 30 Cent pro Kilometer steuerlich in Ansatz bringen will, braucht nur die geschäftllich veranlassten Fahrten festzuhalten. Weil der Fiskus in seinen Regelungen seine Liebe zum Detail auslebt, sollte betreffs der Fahrtenbuchaufzeichnungen grundsätzlich steuerlicher Rat eingeholt werden. So gibt es beispielsweise neuere Vorschriften für Elektrofahrzeuge.

Auch Lkw haben im gewerblichen Güter- und Personentransport ihre Regelungen. Vereinfacht gilt: Bis 2,8 Tonnen zulässiger Gesamtmasse ist kein Fahrtenbuch nötig – es sei denn, der Lkw wird auch privat genutzt oder dies erscheint zumindest naheliegend. Bei mehr als 2,8 bis 3,5 Tonnen muss zwingend ein Fahrtenbuch geführt werden. Bei noch größerer Gesamtmasse ist ein Fahrtenschreiber, auch Tachograph genannt, Pflicht; das Gerät registriert die gefahrenen Kilometer, Lenkzeiten und Unterbrechungen sowie die Geschwindigkeit. Neu eingebaute Geräte müssen seit Mai 2006 digital funktionieren. Auch hier sind Detailkenntnisse wichtig, weil es eine ganze Reihe von Ausnahmen sowie Aufbewahrungs- und Datenvernichtungspflichten gibt.

Tipp:
Erreichen im gewerblichen Gütertransport Pkw mit Anhänger eine zulässige Gesamtmasse von mehr als 3,5 Tonnen, muss ein Fahrtenschreiber eingebaut sein. Allerdings gilt auch hier – neben weiteren – die generelle Ausnahme von der Einbaupflicht, wenn das Fahrzeug im Linienverkehr nicht mehr als 50 Kilometer pro Fahrtstrecke unterwegs ist.

Zum Führen eines Fahrtenbuchs kann übrigens grundsätzlich jeder Fahrzeughalter verdonnert werden, beispielsweise nämlich dann, wenn das Fahrzeug zu schnell unterwegs war und "geblitzt" wurde, der Fahrer aber nicht feststellbar ist.

Betriebswirtschaftliche Aspekte der Fahrtenaufzeichnung

Auch für den Unternehmer, Geschäftsführer oder für einen Fuhrpark verantwortlichen Mitarbeiter sind Fahrtenbuch-Daten interessant, lassen sie doch Rückschlüsse auf die Fahrzeugauslastung, Betriebs- und Instandhaltungskosten sowie denkbare Abwege von Mitarbeitern zu, die vielleicht eine private Fuhre zu erledigen hatten und diese im Fahrtenbuch kaschieren wollen, was beileibe kein Kavaliersdelikt ist.

Dabei ist die Auswertung handschriftlicher Fahrtenbücher nicht nur eine Arbeit ohne jeden Spaßfaktor, sondern vor allem zeitraubend – im Digitalzeitalter ein Anachronismus sondergleichen! Längst ist GPS, das satellitengestützte globale Positionierungssystem, erfunden und hat das elektronische Fahrtenbuch möglich gemacht. Damit werden alle Fahrzeugbewegungen vollautomatisch aufgezeichnet, die nötigen Angaben etwa zu Ziel und Zweck der Fahrt und zu den besuchten Personen können am PC oder Handy eingetragen oder bei komfortablen Lösungen im Wiederholungsfall übernommen werden.

Allerdings ist das elektronische Fahrtenbuch als Einzellösung eine im Grunde bereits wieder aussterbende Lösung, nämlich dann, wenn mehrere Fahrzeuge im Betrieb erfasst werden sollen. Dann kommen besser fest installierte GPS Tracker zum Einsatz, die über eine ganze Reihe von Servicefunktionen verfügen – das elektronische Fahrtenbuch ist dann einfach nur eine naheliegende und bequeme Zusatzfunktion.

Was kann ein GPS Tracker für das Auto leisten? Basis aller Funktionen ist die Fahrzeugortung per GPS. Das erlaubt es dem Management, den aktuellen Standort aller Fahrzeuge und alle in der Vergangenheit zurückgelegten Strecken zu verfolgen. Ebenso ist eine Alarmierung möglich, wenn ein Fahrzeug etwa bei Diebstahl oder unerlaubten Fahrten einen vorher definierten Bereich verlässt. Natürlich können auch Betriebsstunden, Verbrauchs- und Wartungsdaten übersichtlich erfasst und jederzeit – auch mobil – abgerufen werden. Das automatische Erstellen entsprechender Berichte sollte in der Software integriert sein. Dass sich mit den Daten des GPS Trackers schließlich ein elektronisches Fahrtenbuch erstellen lässt, ist nur logisch.

Die Leistungsfähigkeit der GPS-Geräte und ihrer Software ist das eine, viel interessanter sind die sich ergebenden praktischen Anwendungsaspekte. So wird es etwa bei einem überraschend eingegangenen Transportauftrag möglich, sofort das nächstgelegene Fahrzeug zu finden. Auch die Standzeiten bekommt man besser in den Griff: Befand sich das Fahrzeug tatsächlich im Stau oder haben sich der Fahrer oder die Fahrerin vielleicht ein Schäferstündchen genehmigt?

Tipp:
Die GPS-Ortung ist auch für Baumaschinen sinnvoll. Hinsichtlich Auslastung, Verfügbarkeit, Überwachung der Wartungszyklen und Diebstahlschutz unterliegen sie den gleich Kriterien wie Transportfahrzeuge.

Gerade in Zittau – sowohl mit Polen als auch mit Tschechien im Stadtgebiet durch Straßen und wirtschaftlichen Austausch verbunden – ist es gut zu wissen, dass GPS Tracker auch im Ausland funktionieren.

Nicht zuletzt kommt ein GPS gestütztes Flottenmanagement auch den Fahrern und den unterschiedlichen Nachweispflichten zugute, lassen sich damit doch etwa die vorgeschriebenen Lenk- und Ruhezeiten ohne gesonderten Aufwand nachweisen. Die jederzeit genauen Positionsdaten des Fahrzeugs ermöglichen zudem schnellere Hilfe bei einer Panne oder einem Unfall.